Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Liebenow & Renker GbR
Westendallee 54, 14052 Berlin
kontakt@wearepoly.de
Was NormDesk macht
NormDesk unterstützt Elektrofachbetriebe beim Erstellen von Prüfprotokollen. Der Prüfer erfasst Messwerte, Mängel, Fotos und Sprachnotizen; daraus entsteht ein PDF-Protokoll, das er an seinen Auftraggeber weitergeben kann.
Dabei sind zwei Rollen zu unterscheiden: Für die Konten der Nutzer sind wir Verantwortlicher. Für alle Daten, die ein Betrieb über seine eigenen Auftraggeber erfasst, sind wir Auftragsverarbeiter — verantwortlich bleibt der jeweilige Elektrofachbetrieb.
Welche Daten verarbeitet werden
| Kategorie | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Konto- und Betriebsdaten | Name, E-Mail-Adresse, Rolle und hinterlegte Unterschrift der Nutzer; Firmenname, Anschrift und Logo des Betriebs | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Nutzungsvertrags poly ist Verantwortlicher |
| Auftraggeberdaten des Betriebs | Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Kunden des Elektrofachbetriebs | Art. 28 DSGVO — Verarbeitung im Auftrag poly ist Auftragsverarbeiter, der Betrieb ist Verantwortlicher |
| Anlagen- und Prüfdaten | Bezeichnung und Netzform der Anlage, Stromkreise, Messwerte, Sichtprüfung, festgestellte Mängel | Art. 28 DSGVO poly ist Auftragsverarbeiter |
| Fotos und Sprachaufnahmen | Vom Prüfer aufgenommene Bilder der Anlage sowie Sprachnotizen zur Erfassung der Prüfergebnisse | Art. 28 DSGVO poly ist Auftragsverarbeiter |
Automatisierte Auswertung von Sprache und Fotos
Sprachnotizen werden in Text umgewandelt und anschließend automatisiert in Protokollfelder einsortiert. Hochgeladene Fotos werden automatisiert ausgewertet, um Messwerte vom Display eines Messgeräts oder sichtbare Bauteile zu erkennen. Dafür werden Aufnahme beziehungsweise Bild an die unten genannten Dienstleister übermittelt.
Diese Auswertung erzeugt Vorschläge. Sie trifft keine Entscheidung über das Prüfergebnis — die fachliche Bewertung und die Freigabe des Protokolls liegen bei der prüfenden Elektrofachkraft. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Bitte beachten: Sprachaufnahmen von einer Baustelle können Stimmen dritter Personen enthalten, Fotos können fremde Räume zeigen. Erfassen Sie nur, was für das Protokoll erforderlich ist.
Eingesetzte Dienstleister
Zur Erbringung der Leistung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Dienst | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher (Fotos, Sprachaufnahmen, fertige Protokoll-PDFs) | EU — Rechenzentrum Frankfurt am Main |
| Vercel | Betrieb der Web-Anwendung und der serverseitigen Schnittstellen | Ausführung in der EU-Region Frankfurt; Anbieter mit Sitz in den USADrittland |
| Anthropic | Auswertung der Sprachnotiz zu Protokollfeldern und Analyse hochgeladener Fotos | USADrittland |
| Deepgram | Umwandlung der Sprachaufnahme in Text | USADrittland |
| Resend | Versand der Prüfprotokolle per E-Mail an die vom Betrieb benannten Empfänger | USADrittland |
Datenbank und Dateispeicher liegen in Deutschland. Bei den als Drittland gekennzeichneten Diensten findet eine Übermittlung in die USA statt; die Übermittlungsgrundlage je Anbieter (Standardvertragsklauseln beziehungsweise EU-US Data Privacy Framework) ist vor dem öffentlichen Start zu dokumentieren.
Speicherdauer
Kontodaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert. Prüfprotokolle und die zugehörigen Daten sind Nachweisdokumente und werden nach den Vorgaben des jeweiligen Betriebs aufbewahrt; sie werden auf dessen Weisung gelöscht. Ein verbindliches Löschkonzept mit Fristen wird derzeit erarbeitet.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an kontakt@wearepoly.de.
Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Elektrofachbetrieb über Sie erfasst hat, leiten wir sie an den betreffenden Betrieb weiter — dieser ist dafür der Verantwortliche.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin (datenschutz-berlin.de).
Tracking
NormDesk setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein und bindet keine Tracking-Dienste ein. Gespeichert wird ausschließlich, was für die Anmeldung technisch notwendig ist.